Een beurs bezoeken als vertaler (2)

Een aantal weken geleden werd ik door mijn collega Jan Schöntauf gevraagd of ik mee naar de Hannover Messe wilde gaan. Omdat het bezoeken van een beurs tijdens cursussen en congressen voor vertalers vaak als optie voor acquisitie wordt genoemd, hoefde ik niet lang over Jan’s idee na te denken. Een derde collega toonde eveneens interesse en na een conferentiegesprek waarin kort de voors en tegens en een aantal praktische kwesties werden besproken, stond ons besluit vast. Wij gaan naar de beurs.

In mijn eerste bijdrage over ons beursbezoek ben ik ingegaan op een aantal algemene kwesties, zoals doelstellingen en verwachtingen, een eventuele samenwerking met collega’s en persoonlijke presentatie en uitstraling. Daarnaast heb ik uitgelegd waarom het belangrijk is om selectief te zijn en hoe je een eerste grove selectie van potentiële klanten kunt maken. In deze bijdrage gaat het over het echte werk: pre-acquisitie.

 

© Deutsche Messe

© Deutsche Messe

De stok achter de deur

Acquisitie is eng. De meeste mensen schuiven deze bezigheid graag eindeloos voor zich uit. Zorg daarom voor de bekende stok achter de deur. Mijn collega’s en ik hebben elke week een conferentiegesprek gehouden op een vast tijdstip. Dit bood ons de gelegenheid om de voortgang te bespreken, nieuwe ideeën uit te wisselen en de druk op de ketel te houden. Als er twee anderen meekijken, wordt het moeilijker om je er met een jantje-van-leiden van af te maken.

Je selectie verfijnen

Op de Hannover Messe zijn ca. 6.000 exposanten aanwezig. Een eerste grove selectie is dus noodzakelijk. Bij mij leverde deze een lijst van ca. 100 bedrijven op. Nog steeds veel te veel. Een vlugge blik op de websites van deze bedrijven maakte een verdere beperking tot ca. 40 bedrijven mogelijk. Bij een aantal bedrijven sprak de website me niet aan of vond ik het product bij nader inzien toch niet interessant. Andere hadden al een Nederlandse website die er goed uitzag. En bij sommige zei mijn gevoel dat het op de een of andere manier niet echt paste.

Het is belangrijk om alleen bedrijven uit te kiezen waar je een goed gevoel bij hebt. Acquisitie is al moeilijk genoeg en het opwerpen van extra drempels is het laatste dat je nodig hebt. Het moet wel leuk blijven. Schroom dus niet om bij een onsympathiek gezicht op de pagina ‚Over ons‘ of een afstandelijke website een bedrijf van de lijst te schrappen.

Bellen of mailen?

Tijdens de voorbereidingen ben ik er steeds meer van overtuigd geraakt dat bellen vóór de beurs het beste is. Maar het is ook het akeligste en tijdrovendste. Als je besluit te bellen, begin dan met een klein bedrijf om te oefenen. Verder is het raadzaam om je van tevoren uitgebreid te informeren. Welke producten biedt het bedrijf aan? Welke recente ontwikkelingen zijn interessant en bieden aanknopingspunten voor een gesprek? Hoe presenteer je jezelf en kom je snel to-the-point? En nog belangrijker: wat wil je met het gesprek bereiken? Is je doel een afspraak op de beurs, wil je polsen of er interesse bestaat in de Nederlandse markt en (indirect) voor jouw diensten of wil je misschien zelfs al proberen om een opdracht binnen te halen? Wat je doel ook is, vertel geen ellenlange verhalen en zorg ervoor dat tijdens het gesprek het nut voor de klant altijd centraal staat.

Mijn ervaring is dat de keuze om te bellen erg afhangt van de hoeveelheid tijd die je hebt. Ons besluit om naar de beurs te gaan, is vrij laat getroffen. Twee maanden lijkt veel, maar bij nader inzien is dat niet zo. Bedenk dat je normale werk gewoon doorgaat. Je moet het er dus bij doen. Twee maanden zijn dan snel voorbij. En we weten allemaal hoe dat gaat. Een berg werk is het beste excuus om iets vervelends als acquisitie weg te schuiven. We wanen ons veilig en denken: „Nu even niet“.

 

© Wiki Commons / RaBoe

© Wiki Commons / RaBoe

Maar er is nog een andere reden om zo vroeg mogelijk te beginnen: je hebt meer te bieden. Ruim voor de beurs is de kans groter dat een potentiële klant hulp nodig heeft bij het voorbereiden van beursmateriaal. Je kunt dus een concreet aanbod doen. Eén of twee weken voor de beurs is dat veel moeilijker. Er zullen heus wel klanten zijn die dan ook nog behoefte aan vertaaldiensten hebben, maar er is niet meer voldoende tijd om een vertaling te maken en deze nog te laten drukken. Je aanbod moet zich dus meer op de tijd na de beurs richten, maar dat is voor de klant nog ver weg. Die moet eerst eens kijken wat de beurs voor hem gaat opleveren.

Desalniettemin hebben we een paar telefoontjes gepleegd met uiteenlopende resultaten, variërend van geen gehoor of geen interesse tot een concrete opdracht. De telefoontjes waren een goede oefening en hoewel er bij de meeste bedrijven geen interesse bestond, waren de gesprekken allemaal prettig. Het is een goede ervaring om te merken dat er aan de andere kant van de lijn ook maar gewoon mensen zitten die zo’n acquisitiepoging niet raar vinden. We denken altijd snel dat we ons opdringen en dat de ander geen behoefte heeft aan onze diensten. Natuurlijk heeft niet elk bedrijf een vertaler nodig. Maar het komt ook voor dat die behoefte er wel is, maar het bedrijf geen idee heeft waar het een vertaler kan vinden.

Omdat het zo kort dag is, hebben we besloten om de geselecteerde bedrijven een mail te sturen en ons bezoek aan de stand aan te kondigen. Dit bood ons de mogelijkheid om onze gegevens alvast een keer bij de klant achter te laten. Tevens kunnen we de mail als referentie gebruiken om een gesprek op de beurs te beginnen. Bovendien hopen we dat de klant wordt geprikkeld om zijn gedachten eens over een Nederlandstalige presentatie van zijn bedrijf te laten gaan.

Houd moed!

Wanneer je van tevoren contact opneemt met een bedrijf bestaat er een reeële kans dat je wordt afgewezen. Dat is natuurlijk niet leuk, maar het heeft ook zijn nut. Het bespaart je een beursgesprek dat niets oplevert en geeft je tijd om je op andere klanten of beursevenementen te richten. Beschouw het daarom als een manier om je selectie verder te verfijnen.

Het beursgesprek

Het is zinvol om na te denken over hoe je de beursgesprekken kunt voeren, maar ik zie geen heil in gedetailleerde gespreksprotocollen. Elke klant is anders en veel hangt af van de situatie op het moment. Wat je kunt doen is een zogenoemde elevator pitch maken. Dit is een korte presentatie waarin je vertelt wie je bent, wat je doet en wat je voor de klant kunt betekenen. Hiermee kun je jezelf kort en krachtig voorstellen. Verder is het raadzaam om per klant een aantal gegevens samen te stellen, zoals de volledige naam van het bedrijf, de namen van eventuele contactpersonen op de beurs of bij het bedrijf (te achterhalen via de website van de Hannover Messe of van het bedrijf), de branche, de producten, de locatie van de stand en eventuele relevante ontwikkelingen of andere informatie waarmee je in een gesprek kunt laten zien dat je geïnteresseerd bent in het bedrijf en kennis van zaken hebt. Stel tijdens het gesprek niet jezelf, maar de klant en zijn behoeften centraal.

 

© Wiki Commons / RaBoe

© Wiki Commons / RaBoe

Bedenk van tevoren wat het beursgesprek moet opleveren. Hou er rekening mee dat de meeste personen op de stands niet over de inkoop van vertaaldiensten gaan. Een concrete vertaalopdracht is daarom te hoog gegrepen. Een doel van het gesprek kan zijn te achterhalen of de klant plannen heeft om de markt van jouw land te betreden. Ook kun je proberen uit te vinden wat de werkelijke behoeften van de klant zijn op het gebied van internationale communicatie. Een ander doel kan zijn om namen, telefoonnummers en e-mailadressen te krijgen van mensen die binnen het bedrijf verantwoordelijk zijn voor marketing en PR. Ten slotte kun je een stand ook bezoeken, omdat je meer wilt weten over ontwikkelingen binnen de branches waarin je bent gespecialiseerd.

Hoe de gesprekken uiteindelijk uitpakken, lees je in mijn volgende bijdrage over het beursbezoek.

Tip:

Toegangskaarten zijn vaak gratis verkrijgbaar, bijvoorbeeld via de Kamer van Koophandel, brancheverenigingen of bedrijven die zelf op de beurs staan.

Klik hier voor gratis tickets voor de Hannover Messe, de CeMAT en de CeBIT.